HUISHOUDELIJK REGLEMENT

(vastgesteld op 15 november 2019)

Artikel 1  STATUTEN
De statuten van de Vereniging van Volkstuinhouders Tuindorp, zoals die zijn vastgesteld bij akte op 14 maart 1990 verleden voor mr. B.P. van Riessen, notaris gevestigd te Den Helder. 

Artikel 2  DOEL
De vereniging stelt zich ten doel de bevordering van de volkstuinbouw door het aan de leden, tegen vergoeding, beschikbaar stellen van grond (hierna genoemd: tuin of volkstuin) ten behoeve van het gebruik als volkstuin, een en ander met inachtneming van het gestelde in artikel 3 van de statuten.

Artikel 3  LEDEN EN BIJZONDERE LEDEN
Waar in dit reglement wordt gesproken over leden, worden daaronder verstaan - in overeenstemming met het bepaalde in artikel 4 van de statuten - de natuurlijke personen (‘gewone leden’), ereleden en leden van verdienste, tenzij het tegendeel blijkt. Daarnaast kent de vereniging begunstigers, als bedoeld in artikel 5 van de statuten.

De procedures voor de benoeming van een erelid van de vereniging en voor het benoemen van een lid van verdienste van de vereniging zijn vastgelegd in de bij dit huishoudelijk reglement behorende bijlage A respectievelijk bijlage B.

Artikel 4  GELDMIDDELEN
1. De op de algemene vergadering vastgestelde contributie, landhuur en borgsom is verschuldigd aan de vereniging op de door het bestuur vast te stellen wijze;
2. met begunstigers kan worden overeengekomen dat de jaarlijkse donatie in overleg met het bestuur wordt voldaan;
3. de vereniging kan schenkingen, legaten en andere toevallige baten aanvaarden, waarmee wordt gehandeld als door de algemene ledenvergadering van de vereniging wordt beslist.

Artikel 5  RECHTEN VAN LEDEN (HUURDERS VAN TUINGROND)
Leden hebben het recht:
1.  de algemene vergadering bij te wonen, daar deel te nemen aan de beraadslagingen, het woord te voeren en daar hun stemrecht uit te oefenen; het bepaalde in artikel 13 lid 3 van dit reglement is van toepassing;
2.  het recht van initiatief en amendement;
3.  gebruik te maken van door de vereniging te verlenen diensten of te organiseren evenementen, behoudens door het bestuur te bepalen uitzonderingen.

Artikel 6  PLICHTEN EN RECHTEN VAN LEDEN 
    Leden, aan wie een volkstuin ter beschikking is gesteld, hebben de plicht om de gehuurde grond te gebruiken als volkstuin, een en ander met inachtneming van de bepalingen van dit huishoudelijk reglement en van de ‘algemene richtlijnen voor VVT Tuindorp’, zoals deze zijn vastgesteld door de algemene ledenvergadering van de vereniging op 15 november 2019.
    Onder het gebruik van de grond als volkstuin wordt verstaan het gebruik van de grond als een traditionele moestuin, waar voedingsgewassen, fruit en/of kruiden geteeld kunnen worden.
    Naast het gebruik van de grond als moestuin mag de volkstuin, geheel (onder voorwaarden) dan wel gedeeltelijk, gebruikt worden voor het telen van siergewassen, inclusief (zo men dat wenselijk acht) het hebben van sierheesters, een gazon, een vijver, bomen en in zeer beperkte mate, zulks ter beoordeling van het bestuur, het houden van pluimvee en/of konijnen.
    Het bestuur kan aan de huurder van een volkstuin op zijn verzoek schriftelijk ontheffing verlenen van de in dit artikellid opgenomen verplichtingen om de grond in zijn volle omvang te gebruiken voor de teelt van siergewassen dan wel voor een gebruik anderszins afwijkend van het gebruik als traditionele moestuin.

Artikel 6.1  PLICHTEN EN RECHTEN VAN LEDEN, GERELATEERD AAN HET LIDMAATSCHAP
1.  Leden zijn verplicht kennis te nemen van de statuten, het huishoudelijke reglement en van de ‘algemene richtlijnen voor VVT Tuindorp’, deze na te komen en te helpen handhaven.
2. Een tuinder mag maximaal twee tuinen huren.
3. Leden en hun gezinsleden hebben toegang tot het tuinencomplex, waarbij men toezicht houdt op de kinderen; huisdieren dienen op het complex aangelijnd te zijn.
4. Het is een ieder verboden ongevraagd of zonder diens toestemming de tuin van een ander te betreden; dit verbod geldt niet voor bestuursleden.
5. Het is een ieder verboden te fietsen of te brommen op de paden; dit verbod geldt niet voor hen aan wie een schriftelijke ontheffing is verleend door het bestuur.
6. Huurders/tuinders betalen bij aanvang van de huur, naast de contributie voor lidmaatschap van de vereniging en de huurprijs voor de grond, een borgsom voor de door hen gehuurde tuin of per tuin voor alle door hen gehuurde tuinen; bij ingang van de huur in de loop van een verenigings-jaar (kalenderjaar) kan het bestuur voor dat aanvangsjaar een huurprijs in rekening brengen naar rato van de gebruiksduur.
7. Tuinders zijn verplicht om op het complex van VVT Tuindorp onderhoudswerkzaamheden uit te voeren; het tijdsbeslag van deze werkzaamheden bedraagt vier uur per jaar; tuinders die de leeftijd van 70 jaar hebben bereikt zijn vrijgesteld van deze onderhoudsverplichting.

Artikel 6.2  PLICHTEN EN RECHTEN VAN LEDEN, GERELATEERD AAN HET GEBRUIK VAN DE        TUIN 
1. De volkstuinen die in huur zijn toegewezen dienen vóór 1 mei te zijn omgespit, geploegd of gefraisd; de huurder dient deze tuin alsdan te bewerken of bewerkt te hebben en al het vuil dat daar aanwezig is te vernietigen en/of te verwijderen; al deze activiteiten mogen niet tot overlast leiden voor de omgeving. Mocht de huurder door ziekte en/of door andere zwaarwegende redenen hiertoe niet in staat zijn, dan dient hij/zij dit tijdig door te geven aan het bestuur (secretariaat).
2.  De sloten die grenzen aan de volkstuinen dienen twee maal per jaar schoon gemaakt te worden, en wel voor 15 april en voor 15 november. 
3.  De huurder is verplicht de paden op voldoende breedte van tenminste 2 meter te houden en het pad dat aan de tuin grenst te onderhouden.
4.  Het planten en hebben van heggen, struiken en bomen is alleen toegestaan indien men geen overlast bezorgt aan de medetuinders; struiken en heggen mogen nimmer binnen 50 cm. van de rooilijn/erfscheiding  geplant mogen worden.
5.  Het gebruik van apparatuur en krachtbronnen zoals waterpompen, stroomaggregaten e.d. wordt toegestaan met uitzondering van gebruik op zon- en feestdagen en voorts mits dit niet leidt tot overlast voor de omgeving.
6.  Het ten gehore brengen van al of niet versterkte muziek of geluid anderszins is toegestaan mits dit niet leidt tot geluidsoverlast voor de omgeving.
7. Het is niet toegestaan om in de periode van 1 april tot 1 oktober in of bij de huisjes houtgestookte kachels te gebruiken.
8. a.  het is verboden aardappelen te telen op andere plaatsen dan op de door het bestuur aan te geven plaatsen;
 b.  na de oogst draagt de huurder er zorg voor dat er geen aardappelen en/of aardappelloof op de tuin achterblijft; het aardappelloof mag niet in de composthoop verwerkt worden of te worden verbrand.
9. Indien aan de hiervoor in artikel 6, in artikel 6.1. en de in dit artikel 6.2 gestelde regels en voorschriften alsmede aan de regels en voorschriften van de ‘algemene richtlijnen van VVT Tuindorp’ niet of niet-volledig wordt voldaan, dan kan het bestuur, na een voorafgaande schriftelijke waarschuwing, een boete aan de huurder opleggen van ten hoogste twintig euro; bij herhaling van het niet-nakomen van de verplichtingen kan opzegging van het lidmaatschap plaatsvinden door het bestuur. 

Artikel 7  BEEINDIGING LIDMAATSCHAP
Het lidmaatschap eindigt:
1.  a.  bij overlijden van het lid;
b. door opzegging door het lid; in dat geval geeft hij daarvan schriftelijk kennis aan de secretaris, met inachtneming van een termijn van vier weken vóór het verstrijken van het verenigingsjaar (kalenderjaar). Bij tussentijdse opzegging blijft contributie en landhuur verschuldigd voor het lopende verenigingsjaar;
c. door opzegging of ontzetting door de vereniging, als bedoeld in artikel 7 lid 1 letters b en c van     de statuten.
2. Tegen een beslissing van het bestuur betreffende het lidmaatschap en opzegging/ontzegging daarvan kan binnen één maand na aanzegging beroep worden aangetekend bij de beroeps-commissie als bedoeld in artikel 14 lid 2 van dit reglement; gedurende de beroepstermijn en hangende het onderzoek betreffende de opzegging/ontzegging is het lid geschorst en is hem de toegang tot het tuinencomplex ontzegd;
3. indien beroep wordt aangetekend op beslissingen van het bestuur als bedoeld in lid 1 onder c van dit artikel, dan is de procedure van toepassing als is beschreven in bijlage C behorende bij dit reglement; 
4. bij definitieve opzegging van het lidmaatschap dient het ex-lid binnen vier weken zijn eigendommen van de tuin te verwijderen;
5. niet-verwijderde eigendommen worden na het verstrijken van genoemde termijn van vier weken door of in opdracht van het bestuur van de tuin verwijderd en opgeslagen voor rekening en risico van de eigenaar.

Artikel 8  OPZEGGEN TUIN - PROCEDURE VRIJGEKOMEN TUIN -  PROEFTIJD TUINDERS

  1. Als een huurder de volkstuin opzegt, dient hij deze in een ordentelijke staat achter te laten. Een bestuurslid voert samen met de betrokken tuinder een voorschouwing uit. Hierbij wordt gelet op: oplevering van schone grond, dus vrij van onkruid, puin, vuil, hout, glas en asbesthoudende materialen. Het vorenstaande is eveneens van toepassing in het geval dat de tuin bedekt is met een gazon dan wel met een overmaat aan heesters en/of bomen, indien er zich geen opvolgend huurder/ koper van de tuin en opstallen in de huidige staat heeft aangemeld. In dat geval dient de tuin ‘zwart’ opgeleverd te worden conform artikel 6.2 lid 1 van dit huishoudelijk reglement.

De nog uit te voeren noodzakelijke werkzaamheden worden dan vermeld in een schouwrapport. Een eindschouwing vindt plaats enige tijd voor de einddatum van de overname van de volkstuin. De eventueel aanwezige opstal mag ter overname worden aangeboden mits de staat hiervan na beoordeling van het bestuur daarvoor geschikt wordt geacht en met inachtneming van lid 4 van dit artikel. 
De overname van een volkstuin is alleen toegestaan met toestemming van het bestuur van de vereniging, overeenkomstig lid 3 van dit artikel.

  1. Als de huurder, die de tuin opzegt met de nieuwe huurder een overeenkomst heeft met betrekking tot overname van aanwezige opstal kan van artikel 8 lid 1 worden afgeweken. Dit kan bijvoorbeeld als de huurder een schuurtje achterlaat in ruil voor van wat vermeld staat als nog uit te voeren werkzaamheden volgens het rapport van de eindafschouwing , dus de lusten en de lasten. Deze ruil moet eveneens gebeuren met toestemming van het bestuur, die hierbij de volgende huurder op deze verplichting wijst.


Als de huurder in gebreke blijft bij het leeg opleveren van de tuin wordt de bij de aanvang van de huur betaalde borgsom door het bestuur gebruikt om te tuin weer geschikt te maken voor een volgende huurder; eventuele resterende en bijkomende kosten worden op de ex-huurder verhaald. Bij het niet betalen van deze kosten kan het bestuur zich genoodzaakt zien te besluiten de vordering ter incassering uit handen te geven.

  1. Procedure vrijgekomen  tuinen

Vrijgekomen tuinen worden in de volgende volgorde voor gebruik aangeboden:

  1. aan partners of kinderen van, anders dan door opzegging, vertrekkende of overleden leden; 
  2. aan de persoon die de tuin samen met het vertrekkende of overleden lid in gebruik had, onder de voorwaarde dat deze persoon de verenigingscontributie betaalde; 
  3. aan leden (huurders van een tuin);
  4. aan een kandidaat-tuinder, op basis van de volgorde op de wachtlijst;
  5. het bestuur kan beslissen om in alle gevallen van eventuele toewijzing van een tuin vooraf een intakegesprek te houden met de kandidaat-huurder; dat intakegesprek zal worden gevoerd door twee bestuursleden. 


  1. Proeftijd van een jaar voor nieuwe huurders 

Het eerste jaar na toewijzing van een tuin geldt als proefjaar. Na dat jaar (of, indien noodzakelijk: tussentijds) overlegt en besluit het bestuur met het lid of voortzetting gewenst is. Van belang hierin zijn vooral de staat van onderhoud van de tuin en het gedrag van de nieuwe tuinder binnen de vereniging. 

Artikel 9  BESTUUR
1. Het bestuur, waarvan de samenstelling is vastgelegd in artikel 10 van de statuten, zal worden uitgebreid met twee extra algemene bestuursleden, waardoor het bestuur in totaal uit zeven leden zal bestaan, zoals is besloten in de algemene ledenvergadering op 18 januari 2019;
2. onverminderd het bepaalde in artikel 13 van de statuten strekt de taak van het bestuur zich met name uit tot:
a. het geven van leiding aan de vereniging;
b. het behartigen van belangen en het bevorderen van een goede geest onder de leden;
c. het opmaken van de jaarstukken;
d. het uitschrijven van de algemene en buitengewone ledenvergadering;
e. het uitvoeren van de besluiten van deze vergaderingen;
f. het voeren van een goede verenigingsadministratie, het bijhouden van een archief waarin de vermogensstukken en financiële administratie van de vereniging tenminste 10 jaar bewaard dienen te blijven;
g. het bestuur is bevoegd tot het schorsen van een bestuurslid indien het belang van de vereniging dit vereist;
h. het benoemen van commissies.

Artikel 10  HET DAGELIJKS BESTUUR

  1. Het dagelijks bestuur wordt gevormd door de voorzitter, secretaris en de penningmeester.


2. de voorzitter
a. heeft de leiding van de bestuursvergaderingen;
b. hij zorgt met zijn medebestuursleden voor de juiste naleving van de statuten, verenigings-reglement en richtlijnen, alsmede voor de tenuitvoerlegging van de  besluiten van het bestuur en van de algemene ledenvergadering en regelt de daar te verrichten werkzaamheden;
c. hij is bij elke officiële vertegenwoordiging van de vereniging de woordvoerder van het bestuur;
d. hij kan alle stukken, uitgaande van de vereniging, zo hij zulks verlangt, mede ondertekenen, zomede de werkzaamheden van de bestuurders controleren;
e. hij belegt in overleg met de secretaris de vergaderingen zo dikwijls zij dit nodig achten.

3. de secretaris
a. de secretaris voert de briefwisseling uit naam van de vereniging zoveel mogelijk in overleg met het bestuur; ondertekent alle stukken van hem uitgaande en is verplicht er een kopie van te houden;
b. bij hem berust de zorg voor het archief, waarin alle ingekomen stukken en kopieën van uitgaande stukken worden verzameld;
c. hij houdt nauwkeurig aantekening van alle besluiten in bestuur en algemene vergaderingen genomen;
d. hij houdt het ledenregister bij, alsmede de aspirantledenlijst en geeft aan de penningmeester schriftelijk kennis van het aannemen en bedanken van leden;
e. op de jaarvergadering geeft hij verslag van zijn bevindingen in het afgelopen jaar.

4. de penningmeester
a. de penningmeester beheert alle financiën van de vereniging;
b. hij zorgt voor het innen van de gelden en doet alle betalingen;
c. voor alle ontvangsten moet hij een kwitantie geven en van de uitgaven een kwitantie eisen;
d. de gelden, niet nodig voor directe betalingen, worden belegd op bankrekening, geplaatst op naam van de vereniging;
e. op de jaarvergadering brengt hij verslag uit van zijn beheer;
f. in zijn jaarverslag moet de begroting voor het komende jaar worden opgenomen.
De procedure voor de werkwijze van de penningmeester is vastgelegd in de bij dit huishoudelijk reglement behorende bijlage E.

Artikel 11 BESTUURSVERGADERINGEN 
1. Voor de goede gang van zaken vergadert het bestuur zo dikwijls als door de voorzitter of door tenminste twee andere bestuursleden noodzakelijk of wenselijk wordt geacht;
2. in de vergaderingen geschiedt de stemming over personen schriftelijk; over zaken geschiedt de stemming mondeling tenzij de voorzitter het wenselijk voorkomt dat over zaken schriftelijk wordt gestemd;
3. besluiten worden met gewone meerderheid van stemmen van ter vergadering aanwezige bestuursleden genomen; indien in een vergadering minder dan de helft van de bestuursleden aanwezig is kunnen geen besluiten worden genomen;
4. De buiten de stemgerechtigde leden aanwezigen mogen niet het woord voeren tenzij de voorzitter toestemming verleent; ze mogen in geen geval deelnemen aan de stemmingen over verenigingszaken.
Artikel 12  ALGEMENE VERGADERING (JAARVERGADERING) 
In de ‘jaarvergadering’, als bedoeld in artikel 15 lid 2 van de statuten, worden behandeld en ter goedkeuring dan wel vaststelling voorgelegd:
a.  de notulen van de vorige vergadering;
b.  het jaarverslag van de secretaris;
c.  de rekening en verantwoording van de penningmeester;
d.  het verslag van de kascontrolecommissie;
e.  de begroting voor het komende verenigingsjaar;
f.  het vaststellen van de contributie en van de landhuur;
g.  benoeming respectievelijk herbenoeming van bestuursleden, van leden van de kascontrole-commissie, van de beroepscommissie en van eventueel nieuw in te stellen commissies;
h.  de verslagen van eventuele commissies.

Artikel 13  OPROEPING TOT DE ALGEMENE VERGADERING, AGENDERING EN STEMMINGEN
1. Leden, ereleden, leden van verdienste en begunstigers van de vereniging worden tot de algemene ledenvergadering tenminste twee weken te voren door het bestuur door aanschrijving of advertentie in de plaatselijke pers opgeroepen;
2. in iedere algemene vergadering wordt de door het bestuur vastgestelde agenda behandeld;
a. voorstellen en eventuele andere punten voor de agenda dienen uiterlijk acht dagen voor de algemene ledenvergadering aan het bestuur te worden toegezonden, voorzien van een duidelijke toelichting;
b. een dergelijk voorstel mag niet in strijd zijn met de statuten, huishoudelijk reglement of de  ‘Algemene richtlijnen’ van de vereniging;
c. onderwerpen die niet op de agenda staan kunnen alsnog in behandeling worden genomen, dit ter beoordeling van het bestuur;
d. besluiten op de algemene jaarvergadering genomen zijn bindend voor alle leden.
3. Tenzij in de statuten anders is bepaald, worden besluiten in de algemene vergadering genomen met een gewone meerderheid van stemmen. Iedere stemgerechtigde brengt in de desbetreffende vergadering één stem uit. Een stemgerechtigde kan een andere stemgerechtigde schriftelijk een volmacht verlenen om  namens hem in de vergadering zijn stem uit te brengen. Een stemgerechtigde kan door ten hoogste twee andere stemgerechtigden worden gemachtigd. 
Artikel 14  KASCONTROLECOMMISSIE EN BEROEPSCOMMISSIE

  1. De algemene ledenvergadering (de ‘jaarvergadering’) benoemt jaarlijks leden van de kascontrolecommissie, als bedoeld in artikel 14 van de statuten. De kascontrolecommissie bestaat uit drie personen, die geen deel mogen uitmaken van het bestuur. De kascontrolecommissie wordt zodanig samengesteld dat jaarlijks één lid van de commissie aftredend is. Zij kunnen zich door een deskundige doen bijstaan indien onderzoek bijzondere boekhoudkundige kennis vereist.


De procedure voor de werkwijze van de kascontrolecommissie is vastgelegd in de bij dit huishoudelijk reglement behorende bijlage D.

2. De algemene ledenvergadering (‘jaarvergadering’) benoemt jaarlijks leden van de beroeps-commissie als bedoeld in artikel 7, lid 7 en lid  9 van de statuten. De beroepscommissie bestaat uit drie leden en een reservelid die geen deel mogen uitmaken van het bestuur. Deze leden treden jaarlijks bij rooster af. Deze leden onderzoeken de gronden waarop het bestuur maatregelen heeft genomen betreffende het lidmaatschap en heeft tot taak het in behandeling nemen van geschillen tussen leden en het bestuur. Bij de beroepscommissie kan voorts beroep worden aangetekend op grond van artikel 7 van de ‘Algemene richtlijnen voor VVT Tuindorp’, vastgesteld door de algemene vergadering op 15 november 2019;

De beroepscommissie zal bij het behandelen van een beroepschrift de volgende punten in acht nemen:
-  de gevolgde procedure en het toepassen van de regelgeving
-  het horen van betrokken partijen
-  waar nodig advies inwinnen door externe deskundige
-  de commissie doet uitspraak naar billijkheid
-  de schriftelijke uitspraak is bindend. 
Het bestuur en het betreffende lid van de vereniging zal binnen twee weken na de uitspraak op de hoogte worden gesteld. Het reservelid wordt ingeschakeld wanneer een van de leden zelf een geschil voor wil leggen aan de beroepscommissie. 
De procedure voor de werkwijze van de beroepscommissie is vastgelegd in de bij dit huishoudelijk reglement behorende bijlage C.

Artikel 15  BUITENGEWONE ALGEMENE LEDENVERGADERING
1. In bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van het bestuur of op verzoek van tenminste 20 leden, wordt een algemene ledenvergadering gehouden waarvan de agenda zoveel mogelijk als nodig is overeenstemt met die van de algemene jaarlijkse ledenvergadering.
2. a.   Op deze vergadering, die binnen vier weken na ontvangst van bedoelde aanvraag door het bestuur moet worden uitgeschreven, kunnen alleen bindende besluiten worden genomen, indien tenminste een derde deel der leden aanwezig is;
b.   Is het vereiste een derde deel der leden niet aanwezig, dan moet de vergadering opnieuw binnen vier weken worden uitgeschreven; in deze tweede vergadering kunnen bindende besluiten genomen worden.

Artikel 16  HUISHOUDELIJK REGLEMENT
 Indien de omstandigheden dit noodzakelijk maken, kan het bestuur vooruitlopend op de goedkeuring van de eventuele algemene ledenvergadering, wijzigingen en/of aanvullingen op het huishoudelijke reglement aanbrengen; deze wijzigingen en/of aanvullingen mogen niet strijdig zijn met de statuten.

Artikel 17  WIJZIGING VAN DE STATUTEN EN VAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Een voorstel tot wijziging van de statuten of het huishoudelijk reglement kan worden gedaan door het bestuur of door tenminste 20 leden tezamen. Een voorstel door de leden wordt via de secretaris bij het bestuur ingediend. Het bepaalde in de statuten in artikel 15 (algemene vergadering) en artikel 20 (statutenwijziging) is van overeenkomstige toepassing. 

Artikel  18  SLOTBEPALINGEN

  1. Bij het niet beschikbaar stellen van een e-mailadres kunnen, daar waar nodig, administratie-kosten in rekening gebracht worden;
  2. in alle gevallen waarin de statuten of het huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur, behoudens beroep op de algemene vergadering;
  3. de statuten, huishoudelijk reglement en algemene richtlijnen worden gepubliceerd op de website van de vereniging. 


Aldus vastgesteld in de algemene vergadering van 15 november 2019.
-----OOOOO-----
BIJLAGEN, BEHORENDE BIJ HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Bijlage A, behorende bij artikel 3: het benoemen van een erelid
Inleiding
Ereleden zijn zij, die zich zeer verdienstelijk hebben gemaakt wegens hun buitengewone verdienste jegens de volkstuinvereniging of in het kader van de doelstelling van de vereniging, door de algemene ledenvergadering (ALV) als zodanig zijn benoemd en die hun benoeming hebben aanvaard.
Onder zeer verdienstelijk wordt het volgende verstaan
Het langdurig actief zijn, of geweest zijn, als bestuurslid (minimaal tien jaar) en/of een bijzondere verdienste heeft gehad voor de vereniging als vertegenwoordiger van het bestuur binnen en/of buiten de volkstuinvereniging. In die tien jaar of meer moet hij/zij één of meer bijzondere prestaties hebben verricht, waarbij de volkstuinvereniging veel voordeel heeft gehad van deze bijzondere prestatie.
Een kandidaat erelid moet op het moment van benoeming lid/vrijwilliger zijn van de vereniging.

Procedure
Uiterlijk twee maanden voor de Algemene Vergadering (ALV) dient het gemotiveerde voorstel tot benoeming schriftelijk te worden ingediend bij de secretaris van de vereniging. Elk voorstel dient gesteund te worden door tien andere leden, die het voorstel voorzien van naam en handtekening.
Indien het bestuur (stemming in meerderheid) akkoord gaat met de voordracht, wordt dit vastgelegd in de notulen van de bestuursvergadering. De indiener kandidatuur krijgt hiervan bericht.  Iemand wordt erelid door een benoemingsbesluit (stemming met volstrekte meerderheid) van de ALV.


Resultaat benoeming
Een erelid is vrijgesteld van het betalen van de verenigingscontributie, maar heeft verder alle rechten en plichten zoals de overige leden.
Als zichtbaar resultaat van de benoeming zal aan ereleden een draagspeld worden uitgereikt.
Het eerder toegekende “Lid van Verdienste” (indien van toepassing) vervalt automatisch bij benoeming tot erelid. Een benoeming tot erelid is een benoeming voor het leven; indien echter het erelid schade toebrengt aan de vereniging kan de ALV zijn benoeming tot erelid weer intrekken.

Bijlage B, behorende bij artikel 3: het benoemen van een lid van verdienste
Inleiding
Leden van verdienste zijn zij, die zich zeer verdienstelijk hebben gemaakt wegens hun buitengewone verdienste jegens de volkstuinvereniging of in het kader van de doelstelling der vereniging, door de ALV als zodanig zijn benoemd en die hun benoeming hebben aanvaard.
Het enkele feit dat iemand vrijwilligerswerk doet is geen reden om iemand voor te stellen als lid van verdienste. Echter een jarenlange inzet van (extra) werkzaamheden door een lid van de vereniging kan een reden zijn om een dergelijk persoon voor te dragen als lid van verdienste. Uiteraard is alle hulp van vrijwilligers voor de vereniging welkom. Dit neemt niet weg dat er verschillen in inzet, zwaarte van de functie, meerwaarde en uitstraling voor de vereniging zijn. Ook deze zaken dienen te worden meegenomen bij de afweging om iemand voor te stellen als lid van verdienste.

Onder zeer verdienstelijk wordt het volgende verstaan.
Het langdurig actief zijn, of zijn geweest, als vrijwilliger (minimaal tien jaar) en/of bijzondere verdienste als vertegenwoordiger van het bestuur binnen en/of buiten de vereniging.
In die tien jaar of meer moet hij/zij één of meer bijzondere prestaties hebben verricht, waarbij de volkstuinvereniging veel voordeel heeft gehad van deze bijzondere prestatie.
Een kandidaat lid van verdienste moet momenteel lid/vrijwilliger zijn van de volkstuinvereniging.


Procedure
Uiterlijk twee maanden voor de ALV dient het voorstel, met motivatie, schriftelijk te worden ingediend bij de secretaris. Elk voorstel dient gesteund te worden door 10 (tien) andere leden welke het voorstel voorzien van naam en handtekening.
Indien het bestuur (stemming in meerderheid) akkoord gaat met de voordracht, wordt dit vastgelegd in de notulen van de bestuursvergadering. De indiener van een kandidatuur krijgt hiervan bericht.
Iemand wordt lid van verdienste door een benoemingsbesluit (stemming met volstrekte meerderheid) van de algemene ledenvergadering.
Resultaat benoeming.
Een lid van verdienste is vrijgesteld van het betalen van de verenigingscontributie, maar heeft verder alle rechten en plichten zoals de overige leden.
Een benoeming tot lid van verdienste is normaal gesproken een benoeming voor het leven maar wanneer het lid schade toebrengt aan de vereniging kan de ALV zijn benoeming tot lid van verdienste weer intrekken.


BIJLAGE C, behorende bij artikel 14 lid 2:  procedure werkwijze beroepscommissie  (BC)
1. De te volgen procedure

Belanghebbende(n) dient binnen vier weken na ontvangst van kennisgeving een beroepschrift in.
De hoorzitting vindt uiterlijk vijf weken na ontvangst van het beroepschrift plaats.
Samen met de uitnodiging wordt aan belanghebbende een afschrift van de op zijn zaak betrekking hebbende stukken verzonden.
De BC neemt binnen zeven weken na ontvangst van het beroepschrift een besluit.
Het bestuur en lid zullen binnen twee weken na besluit op de hoogte worden gesteld.
Voordat de BC een besluit neemt over het ingestelde beroep, stelt zij de belanghebbende(n)  in de gelegenheid te worden gehoord.
De belanghebbende(n) kan zich eventueel bij laten staan door derden.
Om een beroep te kunnen behandelen worden aan de leden van de BC alle stukken ter beschikking gesteld die van belang kunnen zijn voor de oordeelsvorming.
De BC kan voorts die personen oproepen die naar haar mening kunnen bijdragen aan een juiste oordeelsvorming.
De BC kan van het horen afzien, indien de belanghebbende(n) schriftelijk heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.
De BC kan, wanneer zij dit wenselijk acht, nadere actie aanbevelen of een nader onderzoek instellen alvorens tot een definitief advies te komen. Feiten en omstandigheden waarvan de BC het vertrouwelijk karakter kent dan wel behoort te vermoeden dienen als zodanig te worden behandeld.
In alle gevallen toetst de BC de zorgvuldigheid van de procedure.


2. Toepassing van de regels
BC bestaat uit een voorzitter (oudste lid BC), secretaris (een na oudste lid) en een lid, een en ander in overeenstemming met artikelen 7 en 15 van de statuten.
Een ingesteld beroep is niet-ontvankelijk indien:
a.  het beroep niet op schrift is gesteld;
b.  het beroep niet gemotiveerd is;
c.  het beroep wordt ingediend later dan vier weken na het besluit dat tot het beroep leidt;
d.  de indiener van het beroep geen belanghebbende is.


3. Het horen van betrokken partijen
De hoorzitting vindt altijd plaats bij aanwezigheid van de voltallige BC.
De secretaris van de BC maakt een beknopt verslag van de hoorzitting waarbij ruimte houdende voor eventuele aanvullende tekst, welke door beide partijen (indien akkoord) ondertekend dient te worden.


4. Indien noodzakelijk advies inwinnen bij externe deskundigen
De BC kan voorts die personen oproepen die naar haar mening kunnen bijdragen aan een juiste oordeelsvorming.

5. De BC doet uitspraak naar billijkheid
Na afloop van de hoorzitting beraadslaagt en beslist de BC over het ingediende beroep. De beraadslaging vindt plaats op basis van alle beschikbare informatie en hetgeen tijdens de hoorzitting naar voren is gebracht. De voorzitter bevordert het bereiken van een unaniem standpunt dan wel optimale consensus. Zo nodig wordt beslist bij meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken, dan beslist de stem van de voorzitter. 

6. De beslissing van de BC is bindend en de uitspraak dient schriftelijk te geschieden

De BC doet een bindende uitspraak; zij informeert bestuur en betrokkene(n) schriftelijk binnen zeven weken na ontvangst van het beroepschrift over het genomen besluit.


BIJLAGE D, behorende bij artikel 14 lid 1: procedure werkwijze kascontrolecommissie

  1. De kascontrolecommissie (verder te noemen als kascommissie) wordt benoemd door de algemene ledenvergadering (ALV). Men kan zich als lid van de kascommissie, zowel op voordracht als op eigen initiatief, voor of tijdens de AV kandidaat stellen. Deze kandidaatstelling kan zowel mondeling als schriftelijk gebeuren. De kascommissie bestaat uit drie personen waarbij de langstzittende optreedt als voorzitter.
  2. De benoeming als lid van de kascommissie geschiedt voor de duur van twee jaar. Bijzondere gevallen daargelaten kunnen er geen twee leden van de kascommissie tegelijkertijd aftredend zijn.
  3. Als kandidaat voor de kascommissie dient men aan de volgende voorwaarden te voldoen:

a. men dient onafhankelijk ten opzichte van het bestuur en onpartijdig zijn;
b. men dient voldoende kennis te bezitten om de rekeningen en verantwoording van het bestuur te controleren.

  1. De volgende personen kunnen niet als lid van de kascommissie worden benoemd:
  2. een lid dat met het zittende lid van de kascommissie in de voorafgaande twee jaar al een kascommissie heeft gevormd;
  3. diegene die zitting heeft in de beroepscommissie is uitgesloten van deelname kascommissie.
  4. De leden van de kascommissie hebben tot taak:
  5. het controleren van de rekeningen en verantwoording van het bestuur over het voorgaande boekjaar.
  6. het rapporteren over de controle bevindingen aan de ALV en indien nodig, adviseren inzake de vaststelling van de balans en staat van baten en lasten.
  7. de kascommissie moet niet alleen nagaan dat er voor elk kostenboeking op de kostenspecificatie een factuur is, maar ook dat deze factuur echt betaald is en het rekeningnummer en de naam van de leverancier op het dagafschrift overeenkomen met het rekeningnummer en de naam van de leverancier.
  8. er op toezien dat alle aankopen middels bankpasje(s) (en/of overschrijving van bank)worden betaald. Uitgesloten hiervan zijn toegekende budgetten. 
  9. om hun taken goed te kunnen volbrengen heeft de kascommissie toegang tot alle boeken en bescheiden der vereniging.
  10. het bestuur is derhalve verplicht alle door de kascommissie gewenste inlichtingen te verschaffen.
  11. de kascommissie doet op de ALV schriftelijk verslag van haar bevindingen.
  12. indien de kascommissie een mededeling wil doen van een ander dan een goedkeurende strekking is overleg vooraf met het bestuur noodzakelijk.
  13. indien goedkeuring van de rekening en verantwoording wordt geweigerd, benoemt de ALV een tijdelijke andere kascommissie, welke een nieuw onderzoek doet van de rekening en verantwoording.
  14. deze kascommissie heeft dezelfde bevoegdheden als de eerder benoemde kascommissie 

Als de ledenvergadering het verslag van de kascommissie goedkeurt, dan strekt die goedkeuring tot decharge van het bestuur voor het gevoerde financieel beleid. Deze decharge wordt schriftelijk bevestigd door de kascommissie.

  1. mocht ook de tijdelijke kascommissie geen akkoord geven, dan wordt het financieel verslag aangeboden naar een onafhankelijke deskundig bureau. Afhankelijk van hun advies neemt het bestuur hierover een besluit.
  2. tussentijdse controle: een tussentijdse controle kan plaatsvinden door het aftreden van de penningmeester tijdens het lopende verenigingsjaar of bij een andere, daartoe aanleiding gevende gelegenheid.


BIJLAGE E, behorende bij art. 10, lid 4: procedure werkwijze penningmeester
De penningmeester:

  1. beheert alle financiën van de vereniging;
  2. zorgt voor het innen der gelden en doet alle betalingen;
  3. geeft voor alle ontvangsten een kwitantie en eist dit van de uitgaven;
  4. belegt de gelden op de bankrekening, op naam van de vereniging; 
  5. verzorgt de administratie van alle inkomsten en uitgaven van de vereniging;
  6. draagt zorg voor de eventuele reserves, overeenkomstig de afspraken en besluiten van de vereniging; 
  7. brengt verslag uit op de algemene ledenvergadering (ALV) van het beheer van de geldmiddelen en dient een begroting in voor het komende verenigingsjaar;
  8. draagt zorg om het financiële overzicht tijdig aan de kascontrolecommissie aan te bieden;

daarbij behoort het financiële jaarverslag dat verstrekt wordt aan de leden;

  1. dient per opgebrachte post, vermeld in het jaarverslag, een bewijs van betalingen te leveren; 
  2. heeft nauw overleg met de beheerder van de kantine en het Winkeltje; de beheerder koopt alleen die artikelen die bestemd zijn voor de verkoop; andere artikelen worden betaald door de penningmeester; alle aankopen worden middels bankpasje aangekocht;
  3. streeft naar minimale contante betalingen.

-----OOOOO-----

Vastgesteld door de algemene ledenvergadering op 15 november 2019

het bestuur van VVT ‘Tuindorp’ 



, voorzitter


, secretaris


, penningmeester