Huishoudelijk Reglement

Naam en zetel

Art. 1. De vereniging draagt de naam Vereniging van Volkstuinhouders Tuindorp

Tijdsduur

Art. 2. De vereniging is aangegaan voor onbepaalde tijd.

Doel

Art. 3. De vereniging stelt zich ten doel bevordering van de volkstuinbouw met inachtneming van het gestelde in art. 3. van de statuten van de vereniging.

Geldmiddelen

Art. 4.1. De op de algemene vergadering vastgestelde contributie en landhuur is verschuldigd op de door het bestuur te stellen wijze aan de vereniging.
2. Met begunstigers kan worden overeengekomen dat de jaarlijkse donatie in overleg met het bestuur worden voldaan.
3. De vereniging kan schenkingen, legaten en andere toevallige baten aanvaarden, waarmee wordt gehandeld als door de algemene ledenvergadering wordt beslist.

Leden

Art. 5. Leden zijn zij, als genoemd in art. 4 van de statuten. van de vereniging.

Plichten en rechten

Art. 6. a. de verplichtingen en rechten worden genoemd in art. 6 vanaf letter b t/m p van dithuishoudelijk reglement;
b. men is verplicht kennis te nemen van de statuten en huishoudelijke reglementen der vereniging, deze na te komen en te helpen handhaven;
c. de tuinen welke in huur zijn toegewezen dienen voor 1 mei te zijn omgespit, geploegd of gefraisd, deze te bewerken en al het vuil dat daar aanwezig is te vernietigen of te verwijderen. (zie ook art. 551 van de A.P.V.) hetgeen niet tot overlast mag leiden voor de omgeving. Mocht U door ziekte en/of door een ander zwaar wegende reden hiertoe niet in staat zijn, geef dit dan tijdig door aan het secretariaat.
d. de sloten welke grenzen aan de tuinen dienen twee maal per jaar schoon gemaakt te worden. Voor 15/04 en 15/11 moeten deze geschoond worden;
e. men is verplicht de paden op voldoende breedte van tenminste 2 meter te houden en het pad wat aan de tuin grenst te onderhouden;
f. het planten van heggen, struiken en bomen is alleen toegestaan indien men geen overlast bezorgd aan de medetuinders, waarbij struiken en heggen nimmer binnen 50 cm. van de rooilijn geplant mogen worden;
g.krachtbronnen zoals waterpompen licht aggregaten e.d. worden toegestaan m.u.v. zon- en feestdagen mits dit niet leidt tot overlast voor de omgeving;
h. spelende transistorradio's zijn toegestaan mits dit niet leidt tot geluidsoverlast voor de omgeving;
i. het is een ieder verboden te fietsen of te brommen op de paden m.u.v. hen die schriftelijke ontheffing hebben van het bestuur
j. het is ieder verboden ongevraagd of zonder diens toestemming de tuin van een ander te betreden, bestuursleden mogen ten allen tijde iemands tuin betreden:
k. het is verboden aardappelen te telen op andere plaatsen dan op de door het bestuur aan te geven plaatsen;
l. leden en hun gezinsleden hebben toegang tot het tuinencomplex, waarbij men toezicht houdt op de kinderen, eventuele huisdieren dienen op het complex aangelijnd te zijn;
m. voorstellen ter algemeen belang dienen bij voorkeur schriftelijk en voorzien van een toelichting te worden ingediend bij het bestuur van de vereniging;
n. leden genoemd in artikel 4a van de statuten kunnen zich beschikbaar stellen voor een bestuursfunctie;
o. ereleden en begunstigers genoemd in art.4 lid 1 letter b en art. 5 lid 1 van de statuten hebben recht de algemene ledenvergadering bij te wonen, doch hebben geen stemrecht.
p. huurders betalen bij aanvang van de huur, naast de contributie voor lidmaatschap van de vereniging, een borgsom voor alle door hen gehuurde tuinen.

Indien aan de hiervoor gestelde punten a t/m l niet wordt voldaan, volgt er na een waarschuwing een boete van ten hoogste € 20,= en bij herhaling royement.

Beëindiging

art 7. Het lidmaatschap eindigt;
1.a, Bij overlijden
b. Wanneer een lid wenst af te zien van zijn lidmaatschap als bedoeld in art 7 lid 1 letter a van de statuten, geeft hij hiervan schriftelijk kennis aan de secretaris, met inachtneming van 1 maand voor het verstrijken van het boekjaar. Bij tussentijdse opzegging blijft contributie en landhuur verschuldigd voor het lopende verenigingsjaar.
c. Door opzegging/ontheffing zoals gesteld in art. 7 lid 1 letters b en c van de statuten der vereniging.
2. Indien beroep wordt aangetekend op beslissingen van het bestuur inzake het lidmaatschap en royement stelt de beroepscommissie onmiddellijk een onderzoek in en binnen 14 dagen wordt een uitspraak gedaan. Uitspraken door de beroepscommissie zijn bindend.
3. Over beslissingen van het bestuur inzake lidmaatschap en royement kan binnen één maand na aanzegging beroep woorden aangetekend. Gedurende de beroepstermijn en hangende het onderzoek betreffende royement is het lid geschorst en is hem de toegang tot het tuinencomplex ontzegd.
4. Bij definitief royement zal het ex-lid binnen 14 dagen zijn eigendommen van de tuin moeten verwijderen.
5. Niet verwijderde eigendommen worden na het verstrijken van genoemde termijn van de tuin verwijderd en opgeslagen voor rekening en risico van de eigenaar.

Opzeggen van de tuin

Art. 8.1. Als een huurder de tuin opzegt dient hij deze in een ordentelijk staat achter te laten.Hieronder wordt verstaan dat de grond schoon opgeleverd wordt, dus vrij van onkruid, puin, vuil, glas en asbesthoudende materialen.De e.v.t. aanwezige opstal mag ter overname worden aangeboden mits de staat hiervan na beoordeling van het bestuur daarvoor geschikt wordt geacht.De overname van een tuin gaat alleen met toestemming van het bestuur van de vereniging.

2. Als de huurder die de tuin opzegt met de volgende huurder een overeenkomst heeft met betrekking tot overname van aanwezige opstal kan van artikel 8 lid 1 worden afgeweken. Dit kan b.v. als de huurder een schuurtje achterlaat in ruil voor het schoonmaken van de tuin, dus de lusten en de lasten, dit moet eveneens gebeuren met toestemming van het bestuur die hierbij de volgende huurder op zijn verplichting wijst.

3. Als de huurder in gebreke blijft in het leeg opleveren van zijn of haar tuin wordt de bij aanvang van de huur betaalde borgsom gebruikt om te tuin geschikt te maken voor een volgende huurder. Eventuele bijkomende kosten worden op de huurder verhaald.

Bestuur

Art.9.1. De samenstelling van het bestuur is vastgelegd in artikel 10 van de statuten van de vereniging.

2. De taak van het bestuur streks zich met name uit tot:
a. het geven van leiding aan de vereniging;
b. het behartigen van belangen en het bevorderen van een goede geest onder de leden;
c. het opmaken van de jaarstukken;
d. het uitschrijven van de algemene en buitengewone ledenvergadering;
e. het uitvoeren van de besluiten van deze vergaderingen;
f. het voeren van een goede verenigingsadministratie, het bijhouden van een archief waarin de vermogensstukken en financiële administratie van de vereniging tenminste 10 jaar bewaard dienen te blijven;
g. het bestuur is bevoegd tot:het schorsen van een bestuurslid indien het belang van de vereniging dit vereist;
h. het benoemen van commissies.

Het dagelijks bestuur

art.10.
1. wordt gevormd door de voorzitter, secretaris en de penningmeester
2. de voorzitter
a. heeft de leiding op alle bestuursvergaderingen
b. hij zorgt met zijn medebestuursleden voor de juiste naleving van de verenigingsreglementen, alsmede voor de tenuitvoerlegging der besluiten van bestuur en ledenvergaderingen en regelt de daar te verrichten werkzaamheden;
c. hij is bij elke officiële vertegenwoordiging van de vereniging de woordvoerder van het bestuur;
d. hij kan alle stukken, uitgaande van de vereniging, zo hij zulks verlangt, mede ondertekenen, zomede de werkzaamheden der bestuurders controleren
e. hij belegt in overleg met de secretaris de vergaderingen zo dikwijls zij dit,nodig achten.
3. de secretaris
a. De secretaris voert de briefwisseling uit naam van de vereniging zoveel mogelijk in overleg met het bestuur; ondertekent alle stukken van hem uitgaande en is verplicht er een kopie van te houden;
b. bij hem berust de zorg voor het archief, waarin alle ingekomen stukken en kopieën van uitgaande stukken worden verzameld;
c. hij houdt nauwkeurig aantekening van alle besluiten in bestuur en algemene vergaderingen genomen;
d. hij houdt het ledenregister bij, alsmede de aspirantledenlijst en geeft aan de penningmeester schriftelijk kennis van het aannemen en bedanken van leden;
e. op de jaarvergadering geeft hij verslag van zijn bevindingen in het afgelopen jaar.
4. De penningmeester
a. de penningmeester beheert alle financiën van de vereniging;
b. hij zorgt voor het innen der gelden en doet alle betalingen;
c. voor alle ontvangsten moet hij kwitantie geven, van de uitgaven kwitantie eisen;
d. de gelden, niet nodig voor directe betalingen, worden belegd op bankrekening, geplaatst op naam van de vereniging;
e. op de jaarvergadering brengt hij verslag uit van zijn beheer;
f. in zijn jaarverslag moet de begroting voor het komende jaar worden opgenomen.

Verkiezingen en ontslag bestuursleden

Art. 11.Verkiezingen en ontslag van bestuursleden zoals gesteld in art. 11 van de statuten van de vereniging.

Bestuursvergaderingen

Art.12.
1. Voor de goede gang van zaken vergadert het bestuur zo vaak als nodig is;
2. in alle vergaderingen geschiedt de stemming over personen schriftelijk, over zaken zoals de voorzitter dit wenselijk voorkomt;
3. bij meerderheid, behoudens in die gevallen zoals vermeld in de statuten.

Algemene leden vergadering

Art.13.
1. Eenmaal per jaar wordt de vergadering gehouden zoals vermeld in art.15 van de statuten der vereniging;
2. De volgende punten worden op deze vergadering behandeld;
a. het verslag van de vorige algemene ledenvergadering;
b. het verslag over het afgelopen verenigingsjaar van de secretaris,van de penningmeester,met het verslag van de kascontrolecommissie en verslagen van andere commissies;
c. de op de agenda geplaatste voorstellen van het bestuur;
d. de op de agenda geplaatste voorstellen van de leden;
e. verkiezing en benoeming van bestuursleden, kascontrolecommissie, beroepscommissie of eventuele nieuw in te stellen commissies;
f. het vaststellen van de contributie en de landhuur.
De punten 2 a en b dienen tenminste 14 dagen voor de algemene ledenvergadering ter inzage te liggen en op verzoek beschikbaar te zijn voor de leden. De buiten de stemgerechtigde leden aanwezigen mogen niet het woord voeren tenzij de voorzitter toestemming verleend. Ze mogen in geen geval deelnemen aan de stemmingen over verenigingszaken.

Art.14.
1. Leden, ereleden en begunstigers van de vereniging worden tot de algemene lerenvergadering, tenminste twee weken te voren door het bestuur door aanschrijving of advertentie in de plaatselijke pers opgeroepen.
2. Op iedere vergadering wordt de door het bestuur vastgestelde agenda behandeld.
a. Voorstellen en eventuele andere punten voor de agenda dienen uiterlijk acht dagen voor de algemene ledenvergadering aan het bestuur te worden toegezonden, voorzien van een duidelijke toelichting;
b. Een dergelijk voorstel mag niet in strijd zijn met de Statuten en het huishoudelijk reglement;
c. Onderwerpen die niet op de agenda staan kunnen alsnog in behandeling worden genomen, dit ter beoordeling van het bestuur;
d. besluiten op de algemene jaarvergadering genomen zijn bindend voor alle leden.De algemene ledenvergadering benoemd jaarlijks:
art.15.
1. De kascontrolecommissie (art. 14 statuten) bestaat uit 3 leden. Deze leden treden jaarlijks bij rooster af. De kascontrolecommissie onderzoekt de rekening en verantwoording van het bestuur en brengt daarover schriftelijk verslag uit in de algemene ledenvergadering. Zij kunnen zich, na overleg met het bestuur, door een deskundige doen bijstaan indien onderzoek bijzondere boekhoudkundige kennis vereist;
2. De beroepscommissie (art. 7 statuten) bestaat uit 3 leden en een reservelid die geen zitting hebben in het bestuur. Deze leden treden jaarlijks bij rooster af.  Deze leden onderzoeken de gronden waarop het bestuur maatregelen heeft genomen inzake het lidmaatschap en heeft tot taak het in behandeling nemen van geschillen tussen leden en het bestuur.
De commissie zal hierbij de volgende punten in acht nemen:- de gevolgde procedure- het hanteren van de regelgeving- het horen van betrokken partijen- waar nodig advies inwinnen door externe deskundige- doet uitspraak naar billijkheid- het advies is bindend en de uitspraak dient schriftelijk te geschieden. Het bestuur en het lid zullen binnen 14 dagen van de uitspraak op de hoogte worden gesteld. Het reservelid wordt ingeschakeld wanneer een van de leden zelf een geschil voor wil leggen aan de commissie.

Buitengewone algemene ledenvergadering

Art.16.
1. In bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van het bestuur of op verzoek van tenminste 20 leden, wordt een algemene ledenvergadering gehouden waarvan de agenda zoveel mogelijk als nodig is overeenstemt met die van de algemene jaarlijkse ledenvergadering.
2.a. Op deze vergadering, die binnen 4 weken na ontvangst van bedoelde aanvraag door het bestuur moet worden uitgeschreven, kunnen alleen bindende besluiten worden genomen, indien tenminste 1/3 deel der leden aanwezig is;
b. Is het vereiste 1/3 deel der leden niet aanwezig, dan moet de vergadering opnieuw binnen 4 weken worden uitgeschreven.

Huishoudelijk reglement

Art.17. Indien de omstandigheden dit noodzakelijk maken, kan het bestuur vooruitlopend op de goedkeuring van de e.v. algemene ledenvergadering, wijzigingen en/of aanvullingen op het huishoudelijke reglement aanbrengen, niet in strijd met de statuten.

Wijziging der statuten

Art. 18. C.f.het bepaalde in art 20 van de statuten.

Ontbinding

Art. 19,20 en 21 C.f.het bepaalde in art 21 van de statuten.Goedgekeurd in de algemene ledenvergadering d.d. 24 november 2006